Аливаа хүн, үргэлж захидал хүлээн авахдаа баяртай байдаг. Эртний Египтэд буцаж ирэхдээ хүмүүс захиа бичиж, илгээж элч илгээдэг байв. Дараа нь тэд тусгай саваагаар сайтар боосон папирус дээр бичжээ. Тэр цагаас хойш захидал бичих, илгээх нь илүү хялбар болсон. Гэхдээ захидал хэрхэн яаж гаргах талаар зарим шаардлага тавигдсан.
Хүн захидал хүлээн авахдаа хамгийн түрүүнд түүний үнэн зөв байдал, гар бичмэл, догол мөрийн зохицуулалт болон захидлын зохиогч хүлээн авагчтай хэрхэн холбогддогийг харуулах бусад нарийн зүйлийг анхаарч үздэг. Энэ нь товчлол, залруулга, маш том талбайнууд эсвэл тэдгээргүйгээр, огноо, гарын үсэггүй байх тохиолдолд илгээгч нь хүлээн авагчтай хүндэтгэлтэй харьцдаггүй байсан нь тодорхой байна. Тиймээс, захидал хараахан уншаагүй байсан ч гэсэн энэ нь маш их зүйлийг хэлж чаддаг. Эндээс дүгнэлт: сайхан сэтгэгдэл төрүүлэхийн тулд захидлыг зөв форматласан байх ёстой. Одоо шууд захиа хэрхэн яаж зохицуулах талаар.
Захидлын бүтэц нь дараах байдалтай байна: давж заалдах гомдол, захидлын шууд текст, зарим хэлбэрийн эелдэг байдал, гарын үсэг, огноог агуулсан дүгнэлт.
Бүртгэлийн дүрэм:
1. Захидлын эхний хэсэг - давж заалдах хүсэлтийг шинэ мөрөнд бичсэн бөгөөд хүлээн авагчийн овог, хэрэв албан ёсны бол овог нэр орно. Хаягийн дараа таслал, таслал эсвэл тэмдэг тэмдэг тавина.
2. Захидлын текст мэдээж улаан шугам, том үсгээр эхэлнэ. Мэдээжийн хэрэг баруун, зүүн, дээд ба доод хэсэгт зах хязгаар байх ёстой. Бичвэр нь ойлгомжтой, үнэн зөв байх ёстой. Логик байдлаар бүрэн гүйцэд бичсэн үсгийн хэсгүүдийг догол мөр болгон форматлах шаардлагатай. Догол мөр ба мөр хоорондын зайг хүндэтгэх шаардлагатай.
3. Эелдэг найруулгын эцсийн хэлбэрийг баруун доод буланд бичнэ. Хэрэв захидал нь бизнесийн эсвэл албан ёсны шинжтэй бол та "хүндэтгэлтэйгээр" эсвэл "хүндэтгэлтэйгээр" дараахь байдлаар захиалж болно. Хэрэв захидал хамаатан садан эсвэл найздаа байвал захидлыг хэрхэн яаж дуусгах олон сонголт байдаг, жишээ нь: "чин сэтгэлээсээ (чинийх)", "чиний эсвэл таны", "үнсэлт" гэх мэт.
4. Мөн огноог баруун доод буланд байрлуулсан нь дээр.
5. Огноо зөвхөн тоогоор тэмдэглэх шаардлагагүй, жишээлбэл, Англид эхний цифр нь тухайн өдрийг, АНУ-ыг сарыг илэрхийлдэг. Тиймээс ингэж бичих нь дээр: 2010 оны 3-р сарын 1.
6. Энэ нь дугтуйг эмхлэх хэвээр байна. Хүлээн авагчийн хаягийг баруун доод буланд бичсэн бөгөөд та "хэнд" гэж эхэлж, "хаана" гэж бичих хэрэгтэй. Мөн илгээгчийн хаягийг зүүн дээд буланд зохих ёсоор бичсэн болно.
