Аливаа оффис, үйлдвэрлэлд ажиллагсад ихэвчлэн янз бүрийн баримт бичигтэй ажилладаг тул албан ёсны, бизнесийн баримт бичгийг боловсруулах чадвар нь хүн бүрт зайлшгүй шаардлагатай байдаг. Үүний зэрэгцээ аливаа баримт бичгийг боловсруулахдаа заавал дагаж мөрдөх ёстой ерөнхий шаардлага байдаг - бизнес захидал, тушаал, албан тушаал, зааварчилгаа гэх мэт.
Зааварчилгаа
1-р алхам
Баримт бичгийг түүний үндэслэл, шийдвэрлэх шаардлагатай асуудлын цар хүрээг тодруулж эхэлнэ. Энэ нь агуулгын танилцуулга, шинж чанар, хэв маягийг тодорхойлдог баримт бичгийн төрөл, хэлбэрийг тодорхойлоход тусална.
Алхам 2
Эдгээр асуудлыг хэрхэн шийдвэрлэж байгааг зохицуулдаг засгийн газрын болон агентлагийн хууль, тогтоомжуудтай танилцах. Энэ бол таны бичиг үсэгт тайлагдсан байдлыг харуулах, ажлын асуудлыг боловсруулах, шийдвэрлэх тогтсон журамд бүрэн нийцсэн баримт бичиг гаргах боломжийг олгох маш чухал үе шат юм. Энэ нь мөн хаяг хүлээн авагч, батлах, зохицуулах байгууллагыг тодорхойлж, энэхүү баримт бичгийн агуулга, энэ байгууллагын чадамжийн хэлбэрийг баталгаажуулахад тусална.
Алхам 3
Захиргааны болон зохицуулалтын баримт бичгийн текстийг боловсруулж буй баримт бичиг нь тэдгээртэй зөрчилдөхгүй, давхардуулахгүй байхаар судлаарай. Үүний тулд ийм баримт бичгийн цахим мэдээллийн сантай байх шаардлагатай.
Алхам 4
Шийдвэрлэх асуудлын ач холбогдлын талаар мэдээлэл цуглуулах, баримт бичгийн төсөл боловсруулах. Ноорог боловсруулахдаа бизнесийн баримт бичигт уламжлалт байдлаар ашигладаг stencil текст, стандарт хэллэг, хэллэгийг ашиглана уу. Танай байгууллага эсвэл үе тэнгийн аж ахуйн нэгжийн системд боловсруулсан бусад баримт бичгүүдийг судалж, бичих хэв маягийг үндэс болгоно уу.
Алхам 5
Баримтын гол текст нь зарим үйлдлийг өдөөх, итгүүлэх зорилготой юм. Энэ нь үндэслэлтэй, логик байх ёстой. Үг хэллэгийг хуулийн дагуу чанд мөрдөх ёстой. Эхний ээлжинд танилцуулсан мэдээллийн найдвартай, бодит байдалд тавигдах шаардлага тавигдсан болно. Текст нь аль болох үнэн зөв, мэдээлэл сайтай, товч байх ёстой. Мэдээжийн хэрэг, үүнд дүрмийн, цэг таслал, хэв маягийн алдаа байх ёсгүй. Хэрэв та баримт бичигт өөр эх сурвалж эсвэл баримт бичигт байгаа мэдээллийг дурдсан бол түүний бүх үр дүнг зааж өгөх ёстой.
Алхам 6
Баримтын төслийг засах, эрх бүхий хүмүүстэй зохицуулах. Үүний дараа баримт бичгийг хүлээн зөвшөөрсөн хэм хэмжээний дагуу боловсруулж гарын үсэг зурна уу.
