Баримт бичигт хэд хэдэн аргаар гарын үсэг зурж болно. Түүний загвар нь баримт бичгийн төрлөөс хамаардаг бөгөөд менежментийн баримт бичгийн улсын стандарт, холбооны хуулиудаар тодорхойлогддог.
"Гарын үсэг" ба "жагсаалт" гэсэн үгс нь паронимууд, өөрөөр хэлбэл ижил язгууртай, дуу авианы хувьд ижил төстэй үгс юм. Гарын үсэг гэдэг нь овог нэрийг гараар бичсэн зөв бичиг, баримт бичгийг гэрчлэх хувийн тэмдэг бөгөөд хурууны хээ шиг хувь хүн юм. Гарын үсэггүй бол баримт бичгийг хүчингүйд тооцно. Нөгөө талаар уран зураг нь хана, аяга таваг, даавуу гэх мэтийг чимэглэсэн гоёл чимэглэлийн буюу хуйвалдааны зураг юм. Жишээлбэл, "Khokhloma дор" зураг. Хууль тогтоомжид "гарын үсэг дор" гэсэн хэллэгийг "тэмдэг" гэсэн үйл үгийн утгаар хэрэглэсэн болно. Факсимил (fac simile - үүнтэй адил зүйлийг хийх) гэдэг нь олон баримт бичигт гарын үсэг зурсан хүний гараар бичсэн гарын үсгийг хуулбарласан тамга, үг хэллэг юм. Материаллаг хариуцлага, гэрчилгээ, захидал гэсэн үг биш олон тооны баримт бичгүүдийг түүнд баталгаатай өгдөг. Факсимил нь ажлын урсгал ихтэй, менежер нь бүх цаасан дээр хувийн гарын үсэг зурах боломжгүй компаниудад эрэлт хэрэгцээтэй байдаг. ОХУ-ын Иргэний хуулийн дагуу факс баримт бичиг нь хууль ёсны хүчин төгөлдөр байдаг. Албан ёсны баримт бичигт факсимилийг ашиглахыг зөвлөдөггүй. Хатуу тайлагналын зарим баримт бичигт үлгэрчилсэн тэмдэглэгээ хийхийг хуулиар хориглодог. Тухайн хүн тухайн баримт бичигт гарын үсгээ биечлэн тавьдаг. Факсимилийг ийм үйлдэл хийх эрх бүхий бүх хүн хүргэх боломжтой. Байгууллага дахь клишийг хадгалах, ашиглах журмыг ихэвчлэн орон нутгийн акт, журам, зааварт зааж өгдөг. Энэ нь факс бичиж болох баримт бичгийн жагсаалтыг тодорхойлж, клишийн аюулгүй байдал, ашиглалтыг баталгаажуулах үүрэгтэй хүмүүс эсвэл бүлэг хүмүүсийг тодорхойлно. Нэмж дурдахад энэхүү захиалгыг зөрчсөн тохиолдолд хариуцлага хүлээлгэхээр заасан байдаг. Цахим технологи хөгжихийн хэрээр цахим гарын үсэг гарч ирэв. Ийм гарын үсэгтэй гарын үсэг бүхий тоон баримт бичгийг цаасан дээр буулгах шаардлагагүй тохиолдолд хүлээн зөвшөөрдөг. Цахим гарын үсгийг ашиглах асуудлыг "Цахим тоон гарын үсгийн тухай" Холбооны хуулиар зохицуулдаг.
